L'Assistant RH virtuel permet d'optimiser l'intégration des nouveaux employés en offrant un accompagnement personnalisé et accessible, disponible 24/7. L'Assistant RH virtuel complète parfaitement le support offert par les gestionnaires et les professionnel.les RH dans le cadre de l'intégration de l'employé, pour offrir une expérience d'intégration optimale. Considérant que 28 % des nouveaux employés quittent leur emploi après 6 mois, on ne peut minimiser l'impact d'un excellent processus d'intégration.
Voici comment un Assistant RH virtuel peut accompagner un nouvel employé, Émile, dans le cadre de son processus d'intégration.
Toutes les personnes impliqués dans l'intégration d'Émile sont notifiées à l'avance, en fonction de leur rôle dans le processus d'intégration, de sorte que tous sont disponibles pour accueillir Émile. Aucune mauvaise surprise n'attend Émile ou ses gestionnaires à sa première journée.
L'Assistant RH virtuel est disponible pour répondre à certaines questions de base d'Émile qui n'ont pas encore été abordées dans le processus d'intégration, telles que les questions liées à l'utilisation du matériel informatique, l'organisation des dossiers dans le serveur, etc.
Émile peut donc recevoir directement les documents et politiques dont il doit prendre connaissance et les signer de façon électronique, pour faciliter la gestion documentaire au niveau des RH.
L'Assistant RH virtuel aide Émile à comprendre les procédures et politiques internes. Bien que ces éléments aient été présentés lors de la première journée, Émile a reçu énormément de nouvelles informations d'un coup, de sorte qu'il a besoin d'obtenir de la clarification sur certains points mineurs qui ne nécessitent pas nécessairement une rencontre avec les RH.
Lorsqu'Émile a besoin de trouver des ressources spécifiques, comme le manuel de l'employé ou la politique de télétravail, l'Assistant RH virtuel lui fournit directement les liens pertinents et peut répondre à ses questions directement.
Émile a commencé à travailler à son poste, mais il a constamment des questions banales relativement aux procédures administratives internes de l'entreprise et il recherche souvent des modèles pour lui permettre d'exécuter ses tâches. Il peut donc se tourner vers l'Assistant RH virtuel pour obtenir les liens vers les modèles et ressources pertinentes.
Dans le cadre de l'exécution de ses tâches, Émile se questionne fréquemment sur les bonnes personnes ressources à qui adresser ses questions en fonction de divers dossiers. L'Assistant RH virtuel peut le rediriger vers la bonne personne ressource dans l'entreprise pour répondre à ses questions.
L'Assistant RH virtuel peut envoyer des rappels à Émile concernant les objectifs d'intégration et les étapes à venir pour s'assurer qu'il soit bien informé et éviter toute mauvaise surprise.
L'Assistant RH virtuel peut transmettre un sondage d'intégration à Émile pour évaluer comment se déroule son processus d'intégration. Il est donc possible pour les professionnel.les RH et/ou les gestionnaires d'ajuster le tir pour la suite, le cas échéant.
Malgré le processus d'intégration bien structuré et la disponibilité des professionnel.les RH et de ses gestionnaires, Émile continue d'avoir diverses questions d'ordre administrative pour lesquelles il sent qu'il n'a pas besoin de solliciter un supérieur. Il préfère donc chercher et trouver les réponses par lui-même. L'Assistant RH virtuel peut éliminer ce temps de recherche en lui fournissant directement les réponses claires à ses demandes.
En utilisant l'Assistant RH virtuel dans le processus d'intégration de ses nouveaux employés, l'entreprise remarque plusieurs bénéfices:
Le délai d'intégration d'Émile est réduit de moitié, ce qui augmente significativement la productivité d'Émile et a un impact majeur sur la rentabilité de l'entreprise.
Émile a reçu un support constant lors de son processus d'intégration, contrairement à ses emplois précédents. Il se sent parfaitement outillé et autonome pour faire face à ses nouveaux défis professionnels, ce qui le met en confiance et le mobilise dans ses nouvelles fonctions.
Les professionnel.les RH et les gestionnaires d'Émile ont connu une diminution de leur charge de travail liée aux tâches administratives à faible valeur ajoutée. Ils ont donc eu du temps pour organiser plus de rencontres stratégiques avec Émile, pour s'assurer que le processus d'intégration se déroulait bien et prendre du temps pour discuter d'enjeux plus importants que les questions de base qui ont plutôt été répondues par l'Assistant RH virtuel.