L'utilisation de l'Assistant RH virtuel par les employés transforme radicalement l'accès à l'information et la gestion des requêtes courantes liées aux RH. Pour les professionnels RH, ce nouvel outil leur libère énormément de temps et augmente significativement leur productivité.
Voici comment un Assistant RH virtuel peut s'intégrer dans le quotidien des employés et des professionnels RH au quotidien.
Prenons par exemple un nouvel employé qui souhaite comprendre le détail de sa couverture d'assurance. Plutôt que d'envoyer un courriel au département RH et attendre la réponse, il interroge directement l'Assistant RH virtuel via le chatbot et obtient la réponse instantanément. Il reçoit ainsi des explications détaillées des bénéfices qui lui sont offerts, incluant des liens vers les documents pertinents et les contacts d'urgence en cas de besoin.
Un.e autre employé.e, qui envisage de prendre un congé parental, utilise l'Assistant RH virtuel pour obtenir des informations précises sur les politiques de l'entreprise. L'Assistant RH virtuel lui fournir non seulement les étapes à suivre, mais lui propose également de préremplir certains formulaires nécessaires, économisant son temps et celui des RH.
L'entraînement personnalisé de l'Assistant RH virtuel permet à l'employé d'obtenir des réponses non seulement au niveau des politiques et des procédures RH, mais également au niveau des procédures administratives, des personnes ressources à consulter, des endroits où trouver divers modèles, etc. Ce support permet donc à l'employé d'augmenter significativement sa productivité et son autonomie, ce qui a un impact majeur sur l'expérience employé.
L'accessibilité constante de l'Assistant RH virtuel, disponible 24/7, permet à tous les employés, quel que soit leur fuseau horaire ou leurs horaires de travail, de trouver réponses à leurs questions sans délai. L'utilisation de cet outil permet donc d'augmenter significativement l'autonomie de l'employé, sa productivité et globalement, son engagement et sa motivation.
Pour les professionnels RH, l'Assistant RH virtuel est un outil précieux pour déléguer des tâches administratives et prendre en charge des requêtes courantes, pour ce se concentrer sur des initiatives à plus forte valeur ajoutée.
Un.e professionnel.le RH utilise l'Assistant RH virtuel pour automatiser la création de contrats d'embauche personnalisés. L'Assistant RH virtuel intègre les données spécifiques de chaque nouveau recruté et génère des documents prêts à l'emploi. Le professionnel RH peut donc se concentrer sur l'accompagnement personnalisé des nouveaux employés.
L'Assistant RH virtuel permet d'automatiser les rappels et la transmission de documents de l'ensemble de la séquence RH annuelle de l'entreprise, que ce soit par les rappels des dates limites de formation, des documents à transmettre à la CNESST, les évaluations annuelles, etc. Les professionnel.les RH sont alors libérée d'une charge mentale liée à la coordination de toutes ces procédures administratives, et peuvent s'élever à un rôle stratégique.
Plutôt que de répondre aux mêmes questions plusieurs fois par jour, l'équipe RH peut se concentrer pleinement à des projets stratégiques comme le développement de programmes de formation et de développement des compétences et assurer leur mise en oeuvre efficace. Sans éliminer les interactions avec les employés, les professionnels RH ont désormais plus de temps pour des échanges structurés et stratégiques avec les employés, pour maximiser l'impact et la mobilisation.
L'Assistant RH virtuel permet également d'aider les professionnels RH à analyser les données de performance et de satisfaction des employés. Que ce soit l'analyse des résultats de sondage de mobilisation, des questions les plus fréquemment posées par les nouveaux employés ou les tendances de performance de l'entreprise, l'Assistant RH virtuel peut fournir des insights clés.
En résumé, l'utilisation d'un Assistant RH virtuel sous forme de chatbot RH mène à une augmentation significative de la productivité des employés et des professionnels RH, grâce à un accès à l'information en temps réel et à une réduction des interruptions. Cet outil permet donc d'améliorer considérablement l'autonomie et l'expérience employé, tout en réduisant la charge mentale des professionnels RH et des gestionnaires.